Tietueiden massapäivittäminen Salesforcessa – riskit ja huomioitavaa

Kun puhutaan mistä tahansa asiakkuudenhoitojärjestelmästä tai datapankista, puhutaan suurista datamassoista. Jotta kyseisen datan oikeellisuuteen voidaan luottaa ja jotta tietoa voidaan hyödyntää asiakkuudenhoidossa, myynnissä ja markkinoinnissa, tulee tiedon olla ajantasaista. Syitä tietueiden massapäivittämiselle voi siis olla monia, kuten datan laadun yleinen parantaminen, datan rikastaminen, datan siistiminen tai vaikka vanhojen käyttäjien omistajuuden poistaminen tietueilta. Jos esimerkiksi tekoälytyökaluja ja -ominaisuuksia halutaan hyödyntää luotettavalla tavalla ja aidosti saada niistä hyötyä irti, tulee tekoälyn käyttämän datan olla laadukasta.

Varotoimenpiteet

Ennen massapäivittämistä on syytä ottaa varmuuskopio tietueista, joita ollaan päivittämässä. Varmuuskopiontiin voidaan käyttää joko ”Data Export” ominaisuutta tai erillistä varmuuskopiointituotetta, kuten Salesforce Backup. Huomioitavaa on se, ettei Salesforcessa ole sisäänrakennettua tietojen palautusta. Jos jotain siis menee massapäivityksessä pieleen, tietojen palauttaminen voi olla hyvinkin haastavaa ilman erillistä varmuuskopiointia.

Massapäivittämistä on hyvä testata Sandbox-ympäristössä (testi-ympäristössä) ennen päivityksen suorittamista tuontantoympäristössä. Potentiaaliset virheet ja ongelmat ovat usein havaittavissa jo Sandbox-ympäristössä ja näin ne huomataan ennen tuotannon dataan vaikuttamista.

Vihje: Jos Sandbox-ympäristössä ei ole riittävän monipuolista dataa, voi testaamista varten viedä tuotantoympäristöstä dataa Sandbox-ympäristöön Salesforcen Data Import Wizardin tai Data Loaderin avulla.

Datan eheys

Massapäivittäminen voi vahingossa yli kirjoittaa jotain sellaista dataa, jota sen ei olisi pitänyt. Näin voi käydä esimerkiksi silloin, jos päivittäessä viedään tietoja väärään kenttään. Datan eheys voi kärsiä, jos päivitetään yhtä objektia toisen objektin tietueilla. Massapäivittäminen voi myös synnyttää duplikaatti tietueita, jos päivittämiseen käytetään ”upsert” metodia eikä päivitettäviä tietueita ole kohdistettu oikein.

Automaatiot

Tietueiden päivittäminen käynnistää lähes aina useamman automaation, jotka voivat aiheuttaa suorituskykyongelmia tai ei-toivottuja sivuvaikutuksia muihin tietueisiin. Päivittäminen voi aiheuttaa suuren määrän API-kutsuja, vaatia runsaasti järjestelmäresursseja tai lähettää ylimääräisiä sähköposteja. Ennen massapäivitystä onkin syytä perehtyä kaikkiin kyseisen objektin päivitysten käynnistäviin automaatioihin (Apex trigger, Flow, Workflow jne.).

Validointisäännöt ja käyttöoikeudet

Nykyiset validointisäännöt saattavat estää tietueiden päivittämisen, jos nykyiset validointisäännöt ovat tiukemmat kuin päivitettävien tietueiden. Massapäivityksen ajavalla käyttäjällä tulee olla riittävät käyttöoikeudet päivitettäviin kenttiin. Muuten päivitys voi epäonnistua tai onnistua vain osittain.

Varmistamalla, että

1. päivitettävät tietueet täyttävät validointisäännöt,
2. massapäivityksen ajajalla on riittävät käyttöoikeudet

välttää pienellä vaivalla paljon virheitä.

Vihje: Validointisäännöt voidaan tarvittaessa kytkeä pois päältä siksi aikaa, kun massapäivitys ajetaan, jottei niistä aiheudu ongelmia päivittäessä.

Integraatiot

Integraatioiden toiminta on hyvä tarkistaa ennen massapäivitystä esimerkiksi, jos ERP-järjestelmään viedään integraation avulla tietueita, on tärkeää varmistaa, että kykeneehän integraatio viemään tietueet massana EPR-järjestelmään. Jos epäilet ettei integraatio kykene viemään tietueita massana, on integraatio ylimääräisten virheiden välttämiseksi syytä kytkeä massapäivityksen ajaksi pois päältä. Pahimmassa tapauksessa, jos integraatio on kaksisuuntainen, on että Salesforce ja integroitujärjestelmä jäävät ikuiseen silmukkaan päivittämään toisiaan.

Massapäivityksestä kommunikointi

Ennen massapäivitystä, on hyvä viestiä tulevasta muutoksesta sisäisesti henkilöitä, jotka järjestelmää ja tietueita käyttävät. Vaikka kyseessä olisi vain lukuoikeudellinen käyttäjä, on massapäivityksestä hyvä olla tietoinen, jotta vältytään hämmennykseltä. Käyttäjien on myös hyvä tietää, jos toimintatavat muuttuvat massapäivityksen myötä eli esim. jos tietylle käyttäjälle ei enää voi tai saa merkata tietueita.

Viestinnän kannattaa olla selkeää:

1. Miksi massapäivitys tehdään?
   1. ”Teemun lähtiessä uusien haasteiden pariin, tulee Teemun alla olevat tietueet siirtää muille käyttäjille datan ylläpidon varmistamiseksi.”
2. Mihin tietueisiin ja/tai toimintatapoihin massapäivitys tulee vaikuttamaan ja millä tavalla?
   1. ”Kaikki Teemun alla olleet tietueen siirretään Ullan käyttäjän alle. Tällaisia ovat esimerkiksi Contactit, Accountit, Opportunityt ja Caset, joiden Owner oli Teemu”
   2. ”Kun merkkaat jatkossa tietueelle Owneria, ethän valitse käyttäjää ’Teemu’. / Kun merkkaat jatkossa tietueelle Owneria, et pysty valitsemaan käyttäjää ’Teemu’.”
3. Miten massapäivitys tehdään?
   1. ”Massapäivitys toteutetaan tuotantoympäristöön viemällä päivitetyt tietueet objekti kerrallaan. Massapäivitys kestää noin 2 h, jonka aikana ei ole suositeltavaa käyttää päivitettäviä tietueita.”
4. Milloin massapäivitys tehdään?
   
   14. ”Massapäivitys toteutetaan tuotantoympäristöön 14.11.2024 klo 16:00 alkaen. Kaikille Salesforce-käyttäjille lähetetään sähköpostiviesti, kun massapäivitys on suoritettu.”

Jos massapäivityksen suunnittelu, testaus tai toteutus mietityttää, käymme mielellämme läpi tarpeitanne ja pohdimme kanssanne parhaan etenemismallin kyseiseen käyttötapaukseen.