Cross Wrapin tarjousprosessiin selkeyttä Salesforcen CPQ:lla

Siilinjärveläinen Cross Wrap Oy valmistaa ja myy käärintä- ja purkulaitteita, joilla käsitellään, kääritään ja avataan paaleja ja pakkauksia. Kansainväliseen asiakaskuntaan kuuluu jätteenkäsittelyn, kierrätyksen, sekä energia- ja puuteollisuuden ammattilaisia. Cross Wrapin asiakkaat yli kuudessakymmenessä maassa ansaitsevat tuekseen johdonmukaisen ja selkeän tarjousprosessin. Näin ollen Cross Wrap päätti kasvattaa Salesforceaan yhdessä Ceilin kanssa ottamalla käyttöön CPQ:n – tarjousprosesseja selkeyttävän työkalun.

Mitä CPQ:lla tavoiteltiin?

Cross Wrap oli käyttänyt Salesforcea jo hyvän tovin, alkaen vuodesta 2013. Käyttöönotto oli aikanaan tehty toisen kumppanin kanssa. Support-palveluissa kuitenkin kaivattiin nopeampaa reagointia, joten Cross Wrap kääntyi Ceilin puoleen. Support yhteistyö sujui hyvin ja keskustelu siirtyi pikkuhiljaa tarjousprosessin työkalun tarpeeseen.

Exceleissä pyöritetty kokonaisuus alkoi käymään suuren yrityskoon ja kansainvälisyyden myötä liian raskaaksi ja monimutkaiseksi, sillä Cross Wrapin tarjousprosessi käy läpi mm. mekaniikka-, sähkö- ja laskentaosaston syynin yrityksen sisällä. Excel mahdollisti helposti inhimillisiä virheitä ja tieto oli hajautunutta. Toimintaa tukemaan kaivattiin järjestelmä, jossa koko tarjousprosessi hoidettaisiin samalla alustalla. Näin katseet kääntyivät CPQ:hun, joka saatiin näppärästi osaksi jo olemassa olevaa Salesforcea.

Cross-Wrap-case-ihmiset

Miten CPQ:n käyttöönotto toteutettiin käytännössä?

1. Iso Excel jumppa

Käyttöönotossa datan laadulla on valtava merkitys, jonka takia aluksi tehtiin niin kutsuttu iso Excel-jumppa. Cross Wrap muodosti Excelin, jossa on selkeästi kaikki tuotedata, jota käyttöönotossa halutaan käsitellä. Tuoterakenne mallinnettiin Exceliin ja mietittiin läpi eri tuotetasot ja -hierarkiat.

2. Tarjousprosessin läpikäynti

Samaan aikaan Excel-jumpan kanssa työstettiin yhdessä tarjousprosessin kokonaisuutta. Määriteltiin esimerkiksi yhdessä, milloin siirrytään Opportunitylta Quotelle tuotekonfigurointia varten. Millainen tarjouksen tulee lopulta olla. Meneekö tarjous hyväksyntäprosessiin ja mitä vaiheita siihen kuuluu.

3. CPQ:hun vienti

Näiden jälkeen Excel kokonaisuuksia lähdettiin viemään CPQ:n. Tämä vaihe sisälsi paljon käytännön testaamista, jotta voitiin varmistua prosessien ja rakenteiden toimivuudesta. Testaus vei viikkoja ja toteutettiin pääosin Cross Wrapin toimesta, sillä heillä oli paras tieto siitä, miltä tarjouksen pitää näyttää ja mitä vaiheita prosessin aikana tulee käydä läpi.

4. Käyttöönotto ja sisäistäminen

Lopuksi toteutettiin käyttöönotto ja aloitettiin käytön omaksuminen Cross Wrapilla. Uuden työkalun organisaation käyttöön vieminen, koulutus ja jalkautus hoidettiin yhdessä, ja se on jatkuva prosessi uudistusten myötä. Cross Wrap halusi pitää käyttökoulutuksia itse, joka on todella hieno asia. Yrityksellä itsellään nimittäin on paras tieto siitä, mitä kieltä ja termistöä heillä parhaiten sisäistetään. Ceili oli vahvasti mukana vastaillen teknisempiin kysymyksiin ja tukien prosessin etenemisessä. Yrityksen sisäisen luottamuksen rakentaminen oli avainasemassa, sillä uuden järjestelmän toimivuuteen tulee voida luottaa.

5. Jatkotuki

Käyttöönoton jälkeen Ceili jatkaa Cross Wrapin Support -roolissa Salesforcen muiden toimintojen lisäksi myös CPQ:n osalta. Monesti käyttöönoton jälkeen herää teknisiä kysymyksiä, joihin Ceili vastaa mielellään. CPQ:n omaksuminen voi viedä pidempään erityisesti sellaisissa rooleissa, joissa sitä käytetään harvemmin, jolloin käytännön asiat ehtivät unohtua ennen rutiinin muodostumista. Ceili auttaa niin sähköpostitse, puhelimitse kuin Teamsillakin ja pitää mielellään myös ns. User Groupeja, joissa käydään isommalla joukolla läpi tarvittavia asioita. Ceili pyrkii myös proaktiivisesti auttamaan asiakkaitaan kertomalla yleisistä sudenkuopista ja Best practise -toimintatavoista.

Miten yhteistyö sujui?

Cross Wrapin puolelta projektissa olivat vahvasti mukana mm. myyntipäällikkö Anne Lentz, liiketoimintajohtaja Aki Paananen, suunnittelupäällikkö Jukka Oksman ja myyntipäällikkö Mari Hämäläinen.

”Alusta lähtien olemme olleet erittäin tyytyväisiä Ceilin ammattitaitoon ja nopeaan reagointiin. Meidän tarpeitamme kuunneltiin ja yhteistyössä tehty tarvekartoitus ja määrittely varmisti sen, että projektin läpivienti sujui ongelmitta. Meille yrityksenä on tärkeää, että järjestelmäkumppanimme on luotettava ja keskustelu on avointa molempiin suuntiin”, kommentoi Anne Lentz.

Myös Ceilin projektipäällikkö Sanna Kallio oli erittäin tyytyväinen Cross Wrapin kanssa tehtyyn yhteistyöhön:

”Kommunikointi oli avointa ja töitä tehtiin yhdessä. Voin sanoa koko Ceilin tiimin puolesta, että Cross Wrapissa hienoa oli se, kuinka aktiivisesti he halusivat osallistua käyttöönottoon ja konfigurointiin. He siis opettelivat jo käyttöönoton aikana järjestelmän käyttöä. Vaikka tämä saattoi hieman hidastaa kokonaisprojektin kestoa, oli se merkittävää CPQ:n sisäistämisen ja jatkohyödyntämisen kannalta. Kokonaisvaltaisessa projektissa panostettiin vahvasti laatuun ja hyvään pohjatyöhön, jotka loivat erinomaisen pohjan yhteistyölle. Cross Wrap otti Ceilin kanssa käyttöönsä myös Pardotin eli Salesforcen markkinointipuolen muutama vuosi sitten, joka oli myös erittäin onnistunut projekti.”

Voit tutustua CPQ:hun tarkemmin blogistamme: CPQ – työkalu tarjousten luomiseen ja dynaamiseen hinnoitteluun

Lue lisää asiakkaidemme kokemuksia