Taloushallinto mukaan asiakkuudenhallintajärjestelmään

Perinteisesti asiakkuudenhallintajärjestelmät on mielletty markkinoinnin ja myynnin työkaluiksi ja käyttöönotossa keskitytäänkin ensisijaisesti markkinoinnin ja myynnin prosesseihin. Tavoitteena on saada työkalu asiakashankintaan, myyntiaktiviteetteihin ja kauppojen voittamiseen. Myyntityön tuloksena järjestelmään kertyy kattavasti tietoa asiakkaista, tuotteista, hinnastoista, tarjouksista ja lopulta myös tietoa voitetuista kaupoista ja toimitussopimuksista. Eli käytännössä kaikkea sitä, mitä myös taloushallinnossa tarvitaan laskutuksen ja kirjanpidon muodostamiseen.

Laskutus osaksi Salesforcea

Olisiko siis mahdollista luoda asiakkuudenhallintajärjestelmään työkaluja ja prosesseja myös taloushallinnon tarpeisiin?

Kyllä, etenkin Salesforce monipuolisena ohjelmistoalustana mahdollistaa järjestelmän virittämisen monenlaiseen, myös taloushallintoa helpottaviin tarpeisiin. Salesforceen kertyvää tietoa asiakkaista, tuotteista, hinnoista ja sopimuksista voidaan käyttää laskutuksen automatisointiin ja monet asiakkaamme ovatkin rakentaneet Salesforcen päälle monipuolisia laskutusautomaatioita huolehtimaan esimerkiksi

1. palveluiden kuukausilaskutuksesta,
2. projektilaskutuksesta,
3. tapahtumapohjaisesta kertalaskutuksesta sekä
4. monista muista laskutusmuodoista.

Salesforceen voidaan tuoda tietoa myös muista järjestelmistä ja yhdistää se jo Salesforcessa olevaan tietoon. Näin saadaan helposti yhdistettyä samoille laskuille useista lähteistä syntyvää laskutusaineistoa.

Automatisoinnin lisäksi Salesforcen avulla vastuuta laskutuksesta voidaan tarvittaessa jakaa organisaatiossa myös myyjille, asiakasvastaaville ja projektipäälliköille tarjoamalla heille mahdollisuus luoda laskuja omille asiakkailleen ilman tarvetta päästä käsiksi yrityksen varsinaiseen taloushallinnon ja kirjanpidon järjestelmään. Tällainen ratkaisu voi nopeuttaa laskutusta ja vähentää tiedonkulkuun liittyviä virheitä laskutuksessa.

Salesforcen integroiminen taloushallinnon järjestelmiin

Asiakkuudenhallintajärjestelmässä muodostuva laskuaineisto pitää luonnollisesti saada myös vietyä kirjanpitoon sekä välitettyä asiakkaille. Yksi Salesforcen vahvuuksista onkin integroitavuus muihin järjestelmiin, joten syntyvän laskuaineiston välittäminen eteenpäin onnistuu kyllä. Samalla Salesforceen saadaan myyjien käyttöön näkymä asiakaskohtaiseen laskutukseen ja mahdollisiin maksuhäiriöihin.

Olemme toteuttaneet asiakkaillemme integraatioita Salesforcesta lukuisiin taloushallinnon järjestelmiin, kuten:

1. Netsuite
2. Netvisor
3. Procountor
4. Fivaldi
5. Visma Nova

Standardin mukaisten rajapintojen avulla integraatio Salesforcen laskutusautomaatiosta onnistuu lähes kaikkiin nykyaikaisiin taloushallinnon ja toiminnanohjauksen järjestelmiin. Integraation myötä laskut saadaan lähtemään asiakkaille sekä kirjanpito, tiliöinnit ja kustannuspaikat kuntoon. Lisäksi asiakastiedot saadaan pidettyä yhteneväisinä asiakkuudenhallintajärjestelmän ja taloushallinnon järjestelmän välillä.

Miten rahaliikenne sujuu Salesforcesta?

Taloushallinnon järjestelmät ovat hyviä ostolaskujen maksatuksessa, rahaliikenteen seurannassa ja myyntireskontrassa. Niistä löytyy myös valmiit pankkiyhteydet. Niinpä ne toimet kannattaakin yleensä jättää Salesforcen ulkopuolelle. Myynnin näkökulmasta usein riittää, että asiakkuudenhallintajärjestelmään saadaan näkymä asiakkaan laskutuksen tilasta.

Joskus on kuitenkin tarpeen tehdä veloituksia myös suoraan asiakkailta. Tähänkin tarpeeseen Salesforce pystyy vastaamaan erittäin hyvin avoimien standardin mukaisten rajapintojen avulla.

Olemme integroineet Salesforcen edellä mainittujen lisäksi mm.

1. Suomessa erittäin laajasti käytettyyn Paytrail järjestelmään, mikä mahdollistaa kertaveloitukset sekä luottokortilta tehtävät toistuvat veloitukset.
2. Maailmalla tunnettuun Stripe järjestelmään, jossa on edellisten lisäksi myös oma Subscription toiminnallisuus säännöllisten veloitusten pyörittämiseen.

Näiden integraatioiden avulla on siis mahdollista käynnistää voitetun kaupan jälkeen maksuprosessi Salesforcesta käsin joko asiakkaan itsepalveluna tai myyjän tarjoaman maksulinkin kautta.