Miten Salesforce CRM tukee toimintaanne yritysjärjestelyissä?

Liike-elämässä tapahtuu jatkuvasti muutoksia, kuten yritysostoja, yritysfuusioita tai yrityksen osien myymistä. Gartnerin tutkimuksen* mukaan kuitenkin vain joka kolmas yrityskauppa tai fuusio saavuttaa asetetut tavoitteet. Muutos on iso niin henkilöstölle kuin johdollekin, mutta muistetaanko huomioida digitaaliset järjestelmät, jotka kaipaavat yhtä lailla muokkaamista sopiakseen uusiin prosesseihin? Ne ovat oikeastaan merkittävässä roolissa, kun halutaan tuoda useamman yrityksen tai yksikön erilaiset prosessit yhteen eli yhtenäistää ja tehostaa käytäntöjä. Tästä huolimatta harmittavan usein järjestelmiä ajatellaan vasta, kun muutos on jo käynnissä, vaikka niitä voitaisiin hyödyntää osana onnistunutta muutosta heti alusta alkaen.

Jos esimerkiksi yritykseen liittyy uusi yritys tai liiketoiminnan osa, kannattaa sielläkin käyttöönottaa muun konsernin järjestelmät. Näin varmistetaan yhteinen tapa toimia niin myynnin, markkinoinnin kuin asiakaspalvelunkin suhteen sekä voidaan mitata toiminnan onnistumista läpileikkaavasti. Jos pitäydytään vanhoissa erillisissä järjestelmissä, ei toiminta edesauta yhdeksi tiimiksi hitsautumista, vaan ylläpitää erillisiä rakenteita.

Mitä kannattaa huomioida Salesforcen näkökulmasta yritysmuutoksissa?

Monet yrityskaupan tai fuusion läpikäynyt johtotehtävässä oleva sanoo kyseisten projektien olleen yhtiä monimukaisimmista ja monitahoisimmista heidän koko urallaan. Tästä syystä oikeanlainen tuki, niin sopivalta järjestelmältä kuin sopivalta kumppaniltakin, on tärkeässä roolissa.

IT-järjestelmien tarpeen miettiminen suositellaankin aloittamaan jo kauan ennen kuin yritysmuutos astuu voimaan. Perusteluja tälle on muun muassa se, että tieto kasvaa, kun siihen syventyy. Tällä tarkoitetaan esimerkiksi sitä, että moni yllättyy, kuinka moni yksikkö kaipaa tietyntyyppisiä järjestelmiä tai miten nämä monet eri järjestelmät voivat aiheuttaa synergiahaasteita, jos niiden yhdistämistä ja päällekkäisiä toimistoja ei mietitä ajoissa. Muutamat mainitaksemme: markkinointi, myynti, asiakaspalvelu, laskutus ja HR voivat kaikki käyttää eri järjestelmiä. Puhumattakaan toimialakohtaisista projektijärjestelmistä, ERP-järjestelmistä tai sidosryhmäportaaleista. Muutoksen tavoitteena on saada aikaan erinäisiä liiketoimintahyötyjä, joten myös järjestelmien tulisi edesauttaa tätä yhteistä tavoitetta.

Yleisiä riskejä tai sudenkuoppia voivat olla myös monien järjestelmien lisäksi mm. tietoturva. Miten varmistutaan tietoturvasta järjestelmien yhdistämisen aikana ja sen jälkeen? Muuttuuko kumppaniverkosto näiden osalta? Kaikkia ei voida myöskään tehdä yhtä aikaa. On tärkeää luoda marssijärjestys asioiden edistämiselle ja miettiä, mitkä järjestelmät integroidaan yhteen, mitkä menevät samalle alustalle ja mistä mahdollisesti luovutaan. Usein myös datan siivous on paikallaan muiden muutosten yhteydessä. Tarvitseeko dataa rikastuttaa, onko jokin data ylimääräistä, miten dataa varastoidaan?

IT-järjestelmien pitää tukea kulttuurimuutoksia

Kun yritys kohtaa muutoksia, samat muutokset tulevat voimaan ihmisille yrityksessä. Kun esimerkiksi kaksi yritystä fuusioituu, tarkoittaa se kahden erilaisen kulttuurin ja toimintatapojen yhdistymistä. Aiemmin mainitulla osallistamisella on tämän takia iso rooli: jos ihmisiä kuullaan, omaksuvat he myös muutoksen helpommin. Ihmisten tulee myös ymmärtää, miten prosessit muuttuvat yritysmuutoksen myötä ja mitä se tarkoittaa esimerkiksi järjestelmien käyttämisen näkökulmasta. Eli tuleeko heidän päivittäiset rutiininsa muuttumaan ja jos kyllä, miten ja miksi.

”Normek Oy:n ja Ruukki Building Systems Oy:n fuusioitumisen myötä Nordecilla kaivattiin yrityksen läpileikkaavaa järjestelmää ja yhtenäisiä prosesseja. Exceleissä pyöritetty tieto olisi pitkällä tähtäimellä aiheuttanut helposti tiedon väliinputoamista ja vaikeuttanut läpinäkyvyyttä. Näin ollen Nordec kilpailutti markkinoiden johtavia CRM-järjestelmiä: Salesforcen ja Dynamicsin. Ratkaisussa päädyttiin Salesforceen ja toimittajavaihtoehtojen joukosta kumppaniksi valikoitui Ceili. Painavimmat syyt Ceilin valinnalle olivat maanläheisyys, helposti lähestyttävyys ja konkreettinen lähestymistapa.”

Kannattaa kurkata läpi tämä muistilista, kun suunnittelette yritys- ja järjestelmämuutoksia:

  1. Kootkaa yhteen tarvittava tiimi
    1. Edustaja jokaisesta tarvittavasta tiimistä tai yksiköstä. Ei pelkästään johtoa, vaan myös käytännön työtä tekeviä. Johdon on kuitenkin seisottava muutoksen takana ja tuettava sitä osana tiimiään.
  2. Suunnitelkaa yhdessä
    1. Mitä ollaan tekemässä ja miksi?
    2. Mikä on yhteinen maali ja tavoitetila?
    3. Mitä tämä muutos vaatii keneltäkin roolinsa puolesta ja mitä järjestelmältä?
    4. Mistä järjestelmistä voidaan samalla luopua, kun uutta otetaan käyttöön?
    5. Missä aikataulussa muutos tulisi tapahtua?
    6. Miten seurataan muutoksen etenemistä ja varmistetaan suunnitelmassa pysyminen?
  3. Testatkaa
    1. Varsinkinkin digitaalisissa järjestelmissä, mutta myös muissa muutostilanteissa, uusien prosessien testaaminen on avainroolissa.
    2. Palveleeko uudistettu prosessi kaikkia osapuolia? Mikä toimii ja mikä ei? Jos jokin ei toimi, miten sitä tulisi kehittää? Kuka vastaa seuraavasta kehityssyklistä?
    3. Onko uuden järjestelmän käytettävyys hyvä ja toimintaa tukeva? Puuttuuko digitaalisesta palveluketjusta jokin osa vai onko kokonaisuus toimiva ja jouheva?
    4. Testaussyklejä voi olla useampia, kunnes lopullinen ratkaisu vaikuttaa siltä, että se halutaan viedä tuotantoon
  4. Viekää muutokset tuotantoon
    1. Tuotantoonviennissä voidaan myös huomata jotain, joka ei istukaan kokonaisuuteen, kuten oltiin suunniteltu. Sen takia tällekin vaiheelle on hyvä varata oma aikansa, etteivät yllättävät tilanteet kiristä aikataulua.
  5. Osallistakaa kaikki tarvittavat henkilöt muutokseen
    1. Jalkauttaminen, implementointi, osallistaminen. Rakkaalla lapsella on monta nimeä, mutta olennaista on, että kaikki järjestelmää käyttävät tiedostavat, miksi muutos tehtiin, mitä sillä tavoitellaan ja miten heidän tulisi käyttää järjestelmää muutoksien myötä.
    2. Osallistaminen voi vaatia useampia käyttökoulutuksia, tsekkitapaamisia ja eri tiimien kanssa heitä koskevien asioiden läpikäymistä.
    3. Johdon sitoutuminen muutokseen on välttämätöntä – esimerkin voima on valtavan tärkeä.

Autamme mielellämme käymään läpi järjestelmätarpeitanne muutoksen yhteydessä.

* Lähteet:

  1. https://www.gartner.com/en/human-resources/trends/improving-m-a-part-1

Kirjoittaja:

Sami Kettunen
Partner & CEO

Haluatko jatkossa huomata uusimmat sisällöt helposti? Ota Ceili seurantaan sosiaalisessa mediassa!

Lue lisää ajankohtaisia sisältöjä