Salesforce Adminin muistilista kesälomakaudelle

Kesälomakausi on alkanut, jonka myötä onkin tärkeää varmistaa, että Salesforce järjestelmässänne on kaikki kunnossa kesälomia varten. Näin lomalla pystyy rentoutumaan huoletta. Varmista siis tämän muistilistan avulla, että kaikki Salesforcessanne on kunnossa kesää varten.

1. Nimitä pääkäyttäjälle varahenkilö tai keskustele tuesta Ceilin kanssa

Kesälomien lähestyessä on hyvä varmistaa, että Salesforce-organisaation pääkäyttäjälle on nimetty varahenkilö, joka pystyy tuuraamaan varsinaista pääkäyttäjää hänen poissa ollessaan. Toki suositeltavaa olisi, että tällainen varahenkilö olisi aina nimettynä, eikä pelkästään lomakausien aikana. Pääkäyttäjälle osoitettavat pyynnöt koskevat pääsääntöisesti tiettyjä asioita, jotka toistuvat säännöllisesti. Mitään isoja muutoksia varahenkilön ei siis tarvitse tehdä, mutta on tärkeää, että nimetty henkilö osaa auttaa päivittäisissä ongelmatilanteissa, joita käyttäjillä saattaa tulla vastaan.  

Olemme keränneet oheiseen listaan 10 keskeistä toimenpidettä, jotka pääkäyttäjän tuuraajan olisi hyvä hallita: 

1. Uusi Salesforce-käyttäjätunnuksen luonti
2. Käyttäjätunnuksen deaktivointi ja jäädytys
3. Käyttäjän salasanan resetointi ja  lukittuneen käyttäjätunnuksen avaaminen
4. Käyttäjien auttaminen raportteihin liittyvissä ongelmissa; raporttien filttereihin lisäys ja muuttaminen, kenttien lisääminen raportille, raportoitavan datan vienti esim. Exceliin
5. Käyttäjien auttaminen tietueiden näkyvyys- ja/tai muokkausongelmissa (esim. tietty käyttäjä ei pysty muokkaamaan Account -tietuetta, vaikka hänen pitäisi)
6. Viikottaisen vientipalvelun ajastaminen (Data export-service) ja tiedostojen tallentaminen ennalta sovittuun paikkaan
7. Pääkäyttäjän varahenkilön olisi hyvä saada Salesforcen lähettämät virheviestit ja pystyä tulkitsemaan niitä sillä tasolla, että ymmärretään mihin virhe liittyy
8. Eskalaatio- ja/tai hyväksyntäprosessien varahenkilöiden päivittäminen (delegated approver)
9. Käyttäjien ongelmien ratkaisu liittyen tietojen tallentamiseen ja päivittämiseen (esim. mikäli validointisäännöissä, eli järjestelmään määritellyissä datatarkistuksissa, ilmenee virheitä)
10. Tukipyynnön luominen Ceilille

2. Muista auto-reply ja kommunikointi

Muista luoda auto-reply sähköposti sekä infota sisäisiin viestintäkanaviinne lomastasi. Muista sisällyttää sähköpostin tai viestintäpalvelusi automaattivastaukseen tarvittaville henkilöille tieto siitä, kehen tulisi ottaa yhteyttä Salesforceen liittyvissä kysymyksissä. Tämä on siis joko yllä nimitetty pääkäyttäjän varahenkilö tai Ceilin yhteyshenkilö. Sisällytä viestiin henkilön tai tahon yhteystiedot sekä tarvittaessa ajat, milloin tämä on tavoitettavissa.

3. Harkitse Account Engagementin (Pardot) Engagement Studio -ohjelmien pausetusta kesän ajaksi

Mikäli käytössä on markkinoinnin automaatiotyökaluja ja automatisoituja markkinointipolkuja, harkitse näiden pysäytystä (pause) kesän ajaksi. Monen prospektin ollessa lomalla, hyvin segmentoidut ja tarkoin luodut sähköpostit saattavat hukkua kesäviestien joukkoon, joten tarvittaessa pysäytä markkinoinnin automaatio-ohjelmat kesälomien ajaksi. Pysäytetyt ohjelmat käynnistyvät siitä, mihin ovat jääneetkin, joten syksyllä automaatiopolun voi huoletta laittaa takaisin päälle.