Adminin muistilista kesälomakaudelle

Kesälomakauden lähestyessä on hyvä varmistaa, että Salesforce-organisaation pääkäyttäjälle on nimetty varahenkilö, joka pystyy tuuraamaan varsinaista pääkäyttäjää hänen poissa ollessaan. Toki suositeltavaa olisi, että tällainen varahenkilö olisi aina nimettynä, ei pelkästään lomakausien aikana. Pääkäyttäjälle osoitettavat pyynnöt koskevat pääsääntöisesti tiettyjä asioita, jotka toistuvat säännöllisesti. Mitään isoja muutoksia varahenkilön ei siis tarvitse tehdä, mutta on tärkeää, että nimetty henkilö osaa auttaa päivittäisissä ongelmatilanteissa, joita käyttäjillä saattaa tulla vastaan. 

Oheiseen listaan olemme keränneet 10 keskeistä toimenpidettä, jotka pääkäyttäjän tuuraajan olisi hyvä hallita: 

  1. Luoda uusi Salesforce-käyttäjätunnus.
  2. Deaktivoida ja jäädyttää käyttäjätunnus.
  3. Resetoida käyttäjän salasana ja avata lukittunut käyttäjätunnus.
  4. Auttaa käyttäjiä raportteihin liittyvissä ongelmissa; raporttien filtterit, kenttien lisääminen raportille, raportoitavan datan vienti esim. exceliin.
  5. Auttaa käyttäjiä tietueiden näkyvyys- ja/tai muokkausongelmissa (esim. tietty käyttäjä ei pysty muokkaamaan Account-tietuetta vaikka hänen pitäisi).
  6. Ajastaa viikoittainen vientipalvelu (Data export-service) ja tallentaa tiedostot ennalta sovittuun paikkaan.
  7. Pääkäyttäjän varahenkilön olisi hyvä saada Salesforcen lähettämät virheviestit ja pystyä tulkitsemaan niitä sillä tasolla, että tiedetään mihin virhe liittyy.
  8. Eskalaatio- ja/tai hyväksyntäprosessien varahenkilöiden päivittäminen (delegated approver).
  9. Selvittää, miksi käyttäjä ei voi tallentaa tai päivittää tietoja, mikäli validointisäännöissä, eli järjestelmään määritellyissä datatarkistuksissa, ilmenee virheitä.
  10. Luoda tukipyyntö Ceilille.