Viisi asiaa, jotka kannattaa ottaa huomioon CRM-järjestelmää valittaessa

2. Onko teillä jo nykyisiä järjestelmiä?

Monella yrityksellä on esimerkiksi ERP-järjestelmä tai jonkinlainen uutiskirjeiden lähetysjärjestelmä käytössään, kun he alkavat pohtia CRM:n skaalautuvia hyötyjä. Jos käytössänne on jo muutamia järjestelmiä, kannattaa miettiä, halutaanko joitakin niistä säilyttää. Jos halutaan, onko niiden integroiminen valitsemaanne CRM-järjestelmään mahdollista. Jos ei haluta, onnistuuko tiedonsiirto tarvittaessa CRM-järjestelmään, jotta vanhat järjestelmät voidaan poistaa käytöstä.

3. Kuinka moni tulee käyttämään CRM:ää?

Monet CRM-järjestelmät hinnoittelevat itsensä käyttäjien mukaan eli lisenssejä hankintaan niin monta kuin on käyttäjiäkin. On luonnollista, että monipuolisemmissa CRM-järjestelmissä myös lisenssihinnat ovat korkeampia, sillä ne tarjoavat moninkertaiset mahdollisuudet perinteisempään CRM:ään verrattuna. Ei siis kannata miettiä vain lisenssihintoja, vaan järjestelmän tuomia skaalautuvia mahdollisuuksia. Yksi keino on verrata lisenssihintojen kokonaissummaa asiakkuuden keskiarvoon. Usein hyvä CRM-alusta maksaa itsensä takaisin nopeasti, riippuen toki käyttöönoton laajuudesta ja työkaluista.

4. Mitkä osastot tai yksiköt tulevat käyttämään CRM:ää?

 Haluatteko yhdistää kaiken saman järjestelmän päälle? Tämä on usein fiksuin ratkaisu, sillä se vähentää tiedon väliinputoamista eri järjestelmien käytön välillä sekä mahdollistaa läpinäkyvän toiminnan, kun kaikki pääsevät käsiksi esimerkiksi markkinoinnin ja myynnin tietoihin ilman erillisiä tunnuksia. Näin onnistuu myös ristiin raportointi eli kokonaiskuvan näkeminen esimerkiksi markkinoinnin ja myynnin välillä – missä on haastekohdat ja miten ne voidaan korjata? Näiden lisäksi projektinhallinta, HR-toiminta, työajanseuranta, jälleenmyyjäportaalit sekä monet muut räätälöitävät tarpeet on mahdollista rakentaa samalle alustalle, jos niin halutaan (ainakin Salesforcen tapauksessa).

5. Vertaile useampaa järjestelmää ja valitse teille sopiva kumppani

Markkinoilla on tarjolla useampia CRM-järjestelmiä, joihin kannattaa tutustua tietääkseen, mikä sopii juuri teille. Näistä muutamat mainitaksemme:

Salesforce on täysin räätälöitävissä oleva monipuolinen järjestelmä, joka voidaan rakentaa juuri teidän tarpeidenne mukaiseksi. Samalle alustalle saa asiakkuudenhoidon, myynnin ja markkinoinnin, mutta halutessaan myös esimerkiksi projektinjohdon, laskutuksen ja tarjousportaalin tai näiden integraatiot. Järjestelmää on helppo kasvattaa tarpeiden kasvaessa, mutta se palvelee myös pienemmissä käyttötapauksissa. Monipuolisuutensa ansiosta Salesforce sopii niin keskisuurille kuin suurille yrityksille, mutta palvelee myös pienempiä joustavasti. Lisäksi Salesforce tarjoaa voittoa tavoittelemattomille organisaatioille suunnatun ja niiden toimintaan sopivan alustan.

Microsoft Dynamics 365 on Microsoftin kehittämä CRM-järjestelmä, joka luonnollisesti näin ollen kytkeytyy hyvin Microsoftin muiden järjestelmien kanssa ja tarjoaa monipuoliset mahdollisuudet käyttäjälleen. Jättiläisenä tämä järjestelmä sopii parhaiten suurille yrityksille. Lue tarkempi vertailu blogistamme Salesforce vs. Microsoft Dynamics 365.

HubSpot on visuaalisesti helppokäyttöinen, mutta ei yhtä räätälöitävissä kuin edeltävät järjestelmät, jonka takia kaikkia spesifimpiä tarpeita ei välttämättä saada samalle alustalle yhtä joustavasti. HubSpot sopii hyvin pienemmille ja keskikokoisille yrityksille. Lue tarkempi vertailu blogistamme Salesforce vs. HubSpot.

Pipedrive on keskittynyt vahvasti myyntiin ja sopii siihen tarkoitukseen hyvin. Lähiaikoina järjestelmään on tuotu myös markkinoinnin työkaluja. Se helpottaa erityisesti myyntiputken hallintaa pienillä ja keskikokoisilla yrityksillä, sillä se vastaa yleisimpiin tarpeisiin hyvin.

Kaikilla on siis omat vahvuutensa, jonka takia suosittelemme tutustumaan eri järjestelmien ominaisuuksiin ja tarvittaessa pyytämään demoa/esittelyä muutamalta toimijalta. Näin varmistatte löytävänne juuri teille sopivan alustan ja kumppanin sen käyttöönottoon. Jokaisella CRM-järjestelmällä on myös useampia kumppaneita Suomessa, jotka rakentavat alustan kanssanne, varmistavat hyvin toteutetun käyttöönoton ja opettavat järjestelmän käytön.

Kumppaneita kilpailuttaessa kannattaa vertailla ainakin seuraavia asioita:

1. Teknisen osaamisen ja liiketoimintaymmärryksen yhdistäminen

Pelkkä tekninen käyttöönotto ei auta pitkälle, vaan kannattaa vaatia kumppanilta liiketoiminnallista näkemystä siihen, minkälaiseksi CRM-järjestelmä kannattaa rakentaa liiketoimintanne ja tavoitteenne huomioiden – hyvä kumppani osaa kuunnella ja haastaa

2. Asiakkaan aikataulujen ja budjetin kunnioitus

Valitse kumppani, joka toimii joustavasti ja ymmärtää aikataulujenne ja budjettinne merkityksen – näin yhteistyö sujuu mukavasti ja tavoitteet saavutetaan todennäköisemmin

3. Referenssien merkitys

Jos kumppani on jo toteuttanut CRM:n käyttöönottoja saman toimialan toimijoille, on heillä todennäköisesti vahvaa ymmärrystä liiketoimintanne perusteista – toki jokainen asiakas on erilainen, mutta sopivasta toimialakokemuksesta voi olla ajoittain paljonkin hyötyä

Toivottavasti nämä auttavat pohtimaan eri näkökulmia ennen CRM-järjestelmän ja -kumppanin valintaa sekä käyttöönoton aloitusta.