Mikä on testaamisen ja koulutuksen merkitys CRM-projekteissa?
Toimin Ceilillä Senior Salesforce Consultantin roolissa ja olen kirjoittanut CRM-käyttöönottoprojektien menestystekijöistä, haasteista ja haasteiden ratkaisuehdotuksista gradutyöni. Näiden pohjalta heräsi ajatus jakaa myös muille CRM-käyttöönottoprojektien onnistumistekijöitä – ja näin syntyi blogisarja, jossa tämä kirjoitus on ensimmäinen osa. Tällä kertaa tarkastelemme, kuinka teknologiaan etukäteen paneutuminen, huolellinen testaaminen ja laadukas kouluttaminen voivat auttaa maksimoimaan hyödyt CRM-käyttöönotossa.
Jo alussa voidaan todeta, että asiakasorganisaation osallistuminen testaukseen ja koulutukseen on ratkaisevaa. Testaukselle on hyvä varata aikaa ja resursseja, ja testausprosessiin tulee sitoutua.
Testaamisen merkitys CRM-projekteissa
Järjestelmän testaaminen edistää merkittävästi menestymisen mahdollisuuksia CRM-käyttöönottoprojektissa, mutta miksi? Testaaminen on oivallinen mahdollisuus oppia ymmärtämään järjestelmää ja sen tarjoamia mahdollisuuksia jo aikaisessa vaiheessa. Mikä tärkeintä, testauksen avulla varmistetaan projektin lopputuotoksena syntyvän järjestelmän laatu.
Tässä joitakin pointteja testaamiseen liittyen:
1. Aktiivisuus: Projektin aikana tehty huolellinen ja aktiivinen järjestelmän testaaminen ja havainnointi vähentää työtä tulevaisuudessa ja varmistaa osaltaan sitä, että järjestelmä toimii käyttöönottavan tahon toiveiden mukaisesti.
2. Loppukäyttäjät mukaan: Loppukäyttäjien osallistaminen järjestelmän testaukseen mahdollistaa prosessien todellisten kipupisteiden tunnistamisen sekä käyttäjäystävällisyyden. Esimerkiksi myyjä tai asiakaspalvelija tietää itse parhaiten, mitä ongelmia hän työssään kohtaa. Toisin sanoen varmistetaan se, että suunnitellut ratkaisut toimivat myös käytännön tasolla eivätkä vain teoriassa.
3. Struktuuri: Järjestelmäprojektin aikana testauksessa voi hyödyntää esimerkiksi Scrum-mallia, jossa myös loppukäyttäjiä on ”sprint planning” ja ”sprint review” -palavereissa mukana ensin määrittelemässä ja lopulta arvioimassa tehtyä toteutusta. Näin tekemisessä ja asioiden edistämisessä on selkeä rakenne ja systematiikka, josta kaikki tiimien jäsenet ovat tietoisia ja näin niihin on myös helpompi sitoutua.
4. Roolitus: Testaamisvaiheessa mukana olevien on hyvä tietää, mitä heidän rooliinsa kuuluu, mitä heidän odotetaan tekevän ja miksi järjestelmän testaaminen on tärkeää. Näin kaikki tarvittavat osa-alueet tulevat varmasti testattua ja testaajat tunnistavat oman merkityksensä osana projektia.
5. Testitapaukset: Testitapausten tarkka määritteleminen ja dokumentointi on todettu menestystä edistäväksi tekijäksi. Testauslomakkeen/testaustyökalun käyttö voi auttaa testitapauksien määrittelyssä, seurannassa ja dokumentoinnissa. Testauslomake on lomake, johon kirjoitetaan tietoja testitapauksista ja niiden suorittamisesta, kuten mitä testataan, mitä tehtiin, mitä seurasi ja mitä huomioita nousi esiin. Testaustyökalulla voidaan esimerkiksi seurata, suunnitella ja raportoida testitapauksia.
Kouluttaminen osana sitouttamista järjestelmään
Järjestelmän käyttökoulutuksen pitämiseen ei ole yhtä oikeaa tapaa. Joissakin organisaatioissa parhaiten voi toimia se, että käyttäjät koulutetaan käyttöönottavan organisaation toimesta esimerkiksi vertaisoppimisen keinoin. Toisaalta voi olla hyvä, että koulutus valitun järjestelmän käyttöön tehtäisiin toimittajan asiantuntijan toimesta. Usein toisaalta vastuuta voidaan jakaa ja jaetaankin monessa tapauksessa.
Tärkeää on, että koulutuksessa huomioidaan tasapainoisesti sekä tekniset asiat että liiketoiminnalliset näkökulmat. Käyttäjät voivat myös oppia itsenäisesti pelihenkisten oppimispolkujen avulla.
Tässä joitakin pointteja kouluttamiseen ja kouluttautumiseen liittyen:
1. Teknologiaan perehtyminen: Pelihenkiset oppimispolut voivat auttaa tutustumaan käyttöönotettavaan teknologiaan jo ennen projektin alkamista, sekä auttaa perehtymään järjestelmän ominaisuuksiin myös projektin aikana. Salesforce tarjoaa Trailhead-oppimisympäristön, josta löytyy oppimispolkuja jokaiselle roolille. Erityisesti kannattaa suosia Hands on -polkuja, joissa pääsee itse käsiksi järjestelmään.
2. Käyttökoulutus: Asiantuntija voi pitää koulutuksen, jossa painotetaan tasapainotetusti teknisiä asioita ja liiketoiminnallisia prosesseja. Toisaalta teknologiatoimittaja ja käyttöönottaja voivat jakaa vastuuta omille vahvuuksilleen sopivalla tavalla. Etenkin liiketoimintaprosessien harjoittelussa käytännön opettelu on tärkeää.
3. Viestintä: Organisaation koosta riippumatta on hyvä varmistaa, että koulutettaville käyttäjille viedään samanlaista viestiä järjestelmän käyttöön liittyvistä käytänteistä. Toisin sanoen noudatetaan yhteistä linjaa, vaikka kouluttajia olisi esimerkiksi maantieteellisesti eri alueilla.
4. Vertaisoppiminen: Varsinaisen käyttökoulutuksen jälkeen on hyvä, että on nimettyjä pääkäyttäjiä ja ns. ”superkäyttäjiä”, jotka voivat tukea muita käyttäjiä järjestelmän käytössä ja avustaa järjestelmän hallinnoinnissa arjen toiminnassa. Toimittaja voi myös tukea pääkäyttäjiä ja superkäyttäjiä työssään projektin jälkeen tukitapaamisten merkeissä.
Jos koette, että nämä tai jotkin muut asiat eivät ole sujuneet omassa CRM-projektissanne, Ceili tarjoaa mielellään tukea. Toteutamme Salesforcen käyttöönottoja, jatkokehitystä ja tukea sekä niin kutsuttuja re-startteja, jos asiakkaan aikaisempi käyttöönotto on mennyt tavalla tai toisella pieleen.
Kirjoittaja: Santeri Pohjakallio
Lue lisää sisältöjä
Agentforce World Tour Helsinki – 6.5.2025
Ceili on vuoden mahtavimmassa tapahtumassa Salesforcen pääyhteistyökumppanina! Tällä kertaa uudella nimellä kulkeva Agentforce World Tour Helsinki 2025 tapahtuma järjestetään Helsingin Finlandia-talolla 6.5.2025. Luvassa on mielenkiintoisia
Digital Marketing User Group – AI spesiaali
Salesforcen tekoälyn mahdollisuuksista erityisesti markkinoinnin saralla kiinnostunut – tämä tilaisuus on sinulle! Järjestämme tällä kertaa suositusta Digital Marketing User Groupistamme erikoissession: AI spesiaalin! User Group
Ceilin tiimi vahvistui kolmella kokeneella asiantuntijalla
Ceilin tiimi vahvistui kolmella kokeneella asiantuntijalla! Ceilin vuosi 2024 oli kaksijakoinen, kun hiljaisempaa kevättä tasapainotti vahva syksy. Kasvaneen asiakasprojektimäärän myötä Ceilillä kaivattiin lisää apukäsiä ja
Salesforce®, Sales Cloud® ja muut ovat salesforce.com, inc:n tavaramerkkejä, joita käytetään täällä luvan kanssa.
Haluatko tietää lisää Salesforcen mahdollisuuksista?
Ota yhteyttä, niin räätälöidään teille sopiva tarjous tarpeidenne pohjalta.
Jos tarjouspyynnössäsi on liitteitä, voit ottaa lomakkeen sijaan yhteyttä osoitteeseen info@ceili.fi
