Datamigraation suunnittelu ja toteutus

Miten data siirretään nyt käytössä olevasta tietojärjestelmästä uuteen Salesforce-järjestelmään? Mitä vanhaa tietoa kannattaa siirtää? Mitä tehdään kaikille duplikaattiyrityksille ja -yhteyshenkilöille? Muun muassa tällaisia kysymyksiä voi herätä, kun harkitaan Salesforcen käyttöönottoa. Osaava kumppani auttaa käyttöönotossa, johon sisältyy myös tiedonsiirto. Avasimme tähän blogiin datamigraation vaiheet Salesforcen käyttöönottonne tai jatkokehityksenne tueksi.

Jos myyjille annetaan käyttöön uusi työkalu myyntiprosessin hallintaan ja käyttöönottopäivänä myyjien asiakkaat ja avoimet myyntimahdollisuudet eivät löydy Salesforcesta, voi se näkyä tyytymättömyyden lisäksi myös myyntituloksessa. Hyvin tehty datamigraatio tuo myyjien tarvitsemat tiedot vanhasta järjestelmästä Salesforceen siten, että asiakastyö voi jatkua siitä, mihin vanhan järjestelmän kanssa jäätiin.

Datamigraatio – suunnittelu

Suunnitteluvaiheessa tunnistetaan uuteen järjestelmään siirrettävien tietojen lähteet ja laaditaan säännöt. Usein tietolähteitä on vain yksi: aiemmin käytössä ollut CRM. Jos käytössä ei ole ollut yhteistä CRM-järjestelmää, niin tiedot saattavat sijaita esimerkiksi useissa eri Excel-taulukoissa.

Lähteiden tunnistamisen jälkeen sovitaan tiedonsiirtosäännöistä, eli mitä tietoa siirretään ja mitä ei siirretä. Voidaan sopia esimerkiksi, että tuodaan kaikki asiakasyritykset ja niiden yhteyshenkilöt, mutta niihin liittyvä data vain viimeisen viiden vuoden ajalta. Lisäksi tunnistetaan asiakkaiden ja yhteyshenkilöiden tiedoista ne tietokentät, joita tuodaan, ja joita ei tarvitse tuoda. Kaikkea vanhan järjestelmän sisältämää dataa ei yleensä kannata tuoda. On parasta tuoda vain se data, josta on käyttäjille hyötyä.

Nyt kun tiedämme mitä aineistoa käytetään tietojen siirtoon ja minkä sääntöjen avulla otamme tietorivit ja -kentät mukaan siirtotyöhön, on aika laatia tietojen kohdistustaulukko. Sen avulla nähdään mihin Salesforcen objekteihin ja kenttiin vanhan järjestelmän tiedot siirtyvät.

Joskus vanhan järjestelmän tiedot on tallennettu sellaisella tavalla, että tietoja ei voi siirtää Salesforceen yksinkertaisen kohdistustaulukon kuvaamalla tavalla. Tällöin tarvitaan lisäksi tietojen käsittelysääntöjä. Käsittelysäännöillä voidaan esimerkiksi muuntaa maakoodit maan nimeksi, yhdistää useampi tekstikenttä yhden kentän tiedoksi, muuntaa monella tavalla muotoillut puhelinnumerot yhtenäisiksi, tai muuntaa päivämäärätiedot Saleforcen hyväksymään muotoon. Kun säännöistä on sovittu, on aika siirtyä datan kimppuun.

Datamigraatio – valmistelu

Migraatiotyötä varten koostetaan datapaketti, joka sisältää kaiken siirrettävän datan. Tyypillisesti vanhasta järjestelmästä otetaan ensin ulos kaikki data, se varmuuskopioidaan, ja sitten aletaan sovittujen sääntöjen mukaisesti suodattamaan jäljelle vain siirrettävä data.

Datapakettia on usein siivottava vielä ennen varsinaista tietojen siirtoa. Datasta voidaan tunnistaa monenlaisia puutteellisuuksia tai vääriä tietoja, joita ei eri käsittelysäännöissä ole huomioitu. Näitä siivoustehtäviä voi tehdä esimerkiksi Excelin avulla. Suunnittelussa sovittuja käsittelysääntöjä voidaan toteuttaa valmisteluvaiheessa esimerkiksi Excelin avulla tai taulukkomuotoisen datan käsittelyyn hyvin soveltuvilla ohjelmointikielillä, kuten Pythonilla. Riippuen valituista työkaluista, niitä voidaan suorittaa myös tiedonsiirtotyökalulla tai Salesforcen automaatioilla.

Datamigraatio – tietojen siirto Salesforceen

Jos migraatio ei vaadi monimutkaisia sääntöjä, voi migraatio helpoimmillaan onnistua kertasuorituksena. Tällöin esimerkiksi uuden järjestelmän käyttöönottohetkellä siirretään kaikki vanhan järjestelmän valitut tiedot Salesforceen ja aloitetaan uuden järjestelmän käyttö.

Yleensä migraatiot ovat kuitenkin vaikeampia tapauksia. Suunnittelussa usein tunnistetaan, että vanhan järjestelmän tietomalli on kovin erilainen kuin Salesforceen suunniteltu. Datan siirto vaatii siivousta ja muunnoksia. On syytä tehdä migraatioharjoitus, jotta varmistutaan, että tehdyt säännöt ja suunnitelmat tuottavat datan halutulla tavalla Salesforceen. Harjoituksen havaintojen pohjalta voidaan tehdä muokkauksia sääntöihin ja tunnistaa tarpeita datan siivoukselle.

Tämän jälkeen tietojen siirtoon valitaan sopiva työkalu. Yksinkertaisimmat työkalut ottavat csv-muotoisen datan ja siirtävät sen kohdistustaulukon avulla Salesforceen. Kehittyneemmille työkaluille voi kuvata suunnitteluvaiheessa laadittuja käsittelysääntöjä. Käsittelysäännöt voidaan myös ohjelmoida Salesforceen. Tällöin data siirretään pelkästään datamigraatiota varten luotuun Salesforcen objektiin, josta Salesforcen automaatio luo siitä dataa kohdeobjekteihin, esimerkiksi asiakasyrityksen ja yhteyshenkilöiden tietoihin.

Migraatiotyössä tulee yleensä pieniä ongelmia datan siirrossa. Hyvistä säännöistä, datan suodatuksista sekä siivouksesta huolimatta datassa on jotain, jonka vienti Salesforceen ei onnistu ensimmäisellä yrityksellä. Tulokset ja poikkeamat kirjataan migraatiopäiväkirjaan. Poikkeusten kanssa tarvitaan toimiva viestintäkanava toimittajan ja asiakkaan välille: Teams, Slack, sähköposti, puhelin tai jokin muu kanava, jossa havainnon voi esittää ja tehdä päätökset toimenpiteistä. Toimenpide voi olla uusi käsittelysääntö, datan siivous tai jotain muuta.