Datamigraatio Salesforceen: näin suunnittelet ja toteutat
Päivitetty 26.10.2026.
Datamigraatio tarkoittaa tietojen siirtämistä vanhasta järjestelmästä uuteen niin, että tiedot ovat siirron jälkeen oikeassa muodossa, oikeissa paikoissa ja heti käyttökelpoisia. Salesforce-käyttöönotossa siirretään yleensä asiakasyritykset, yhteyshenkilöt, myyntimahdollisuudet ja osa historiatiedoista vanhasta CRM:stä tai Excel-taulukoista.
Onnistunut migraatio etenee neljässä vaiheessa: suunnittelu, valmistelu, siirto ja tarkistus. Tässä blogissa käymme läpi, mitä kussakin vaiheessa tehdään, mihin migraatiot tyypillisesti kompastuvat ja miten varmistat, että uusi järjestelmä saa käyttöönsä luotettavaa dataa.
Datamigraation neljä vaihetta lyhyesti
| Vaihe | Mitä tehdään | Lopputulos |
|---|---|---|
| 1. Suunnittelu | Tunnistetaan tietolähteet, päätetään mitä siirretään, tehdään kenttämappaus ja muunnossäännöt | Migraatiosuunnitelma ja mappaustaulukko |
| 2. Valmistelu | Viedään data ulos, varmuuskopioidaan, suodatetaan ja siivotaan | Siivottu siirtoaineisto |
| 3. Siirto | Tehdään testisiirto, varsinainen siirto ja käsitellään poikkeukset | Data Salesforcessa, migraatiopäiväkirja |
| 4. Tarkistus | Verrataan tietomääriä, tehdään pistokokeita, käyttäjät hyväksyvät | Hyväksytty migraatio |
1. Suunnittelu: mitä siirretään ja minne?
Datamigraation suunnittelu alkaa tietolähteiden tunnistamisesta. Usein lähteenä on vanha CRM-järjestelmä, mutta tietoa voi olla myös hajallaan Excel-taulukoissa, sähköpostilistoilla tai muissa järjestelmissä. Kaikki lähteet kannattaa listata heti alussa, koska myöhemmin löytyvä lähde venyttää aikataulua.
Seuraavaksi sovitaan, mitkä tiedot siirretään. Esimerkiksi kaikki asiakasyritykset ja yhteyshenkilöt voidaan siirtää, mutta aktiviteettitiedot vain viimeisen viiden vuoden ajalta. Kaikkea ei kannata siirtää. Vanhentunut ja tarpeeton data hidastaa siirtoa, heikentää raportteja ja voi olla myös tietosuojan näkökulmasta ongelmallista. Henkilötietoja kannattaa siirtää vain sen verran kuin niille on käyttötarve.
Lopuksi tehdään kenttämappaus eli taulukko, joka kertoo, mihin Salesforcen objektiin ja kenttään kukin vanhan järjestelmän tieto siirtyy. Mappaukseen kirjataan myös muunnossäännöt, joilla tiedot saadaan yhtenäiseen muotoon.
2. Valmistelu: vie, varmuuskopioi ja siivoa data
Valmisteluvaiheessa kaikki lähdedata viedään ulos vanhasta järjestelmästä ja siitä otetaan varmuuskopio. Varmuuskopio on tärkeä, koska siihen voidaan palata, jos siirrossa havaitaan virheitä tai jokin tieto tarvitaan myöhemmin.
Tämän jälkeen data suodatetaan suunnitteluvaiheessa sovittujen sääntöjen mukaan ja siivotaan. Siivouksessa poistetaan tai yhdistetään duplikaatit, täydennetään puuttuvia pakollisia tietoja ja karsitaan vanhentuneet yhteyshenkilöt. Työkaluina toimivat esimerkiksi Excel tai Python, isommissa aineistoissa erilliset datatyökalut.
Siivoukseen kannattaa varata aikaa. Puhdas data ei ole vain migraation vaan koko järjestelmän onnistumisen edellytys, ja sen merkitys kasvaa entisestään, kun Salesforcessa otetaan käyttöön tekoälyominaisuuksia.
3. Siirto Salesforceen: testisiirto ennen varsinaista
Yksinkertaisessa tilanteessa data voidaan siirtää Salesforceen kerralla. Monimutkaisemmissa migraatioissa tehdään ensin testisiirto testiympäristöön (sandbox), jolloin virheet löytyvät ennen kuin ne päätyvät tuotantoon.
Tiedot siirretään oikeassa järjestyksessä, koska ne viittaavat toisiinsa: ensin asiakasyritykset, sitten yhteyshenkilöt ja vasta sen jälkeen esimerkiksi myyntimahdollisuudet ja aktiviteetit. Joskus data ladataan ensin Salesforcen väliobjektiin, josta automaatio siirtää sen oikeisiin kohdeobjekteihin. Työkaluna käytetään tilanteen mukaan Salesforcen omia tuontityökaluja, kuten Data Import Wizardia tai Data Loaderia, tai erillistä integraatiotyökalua.
Siirron aikana ilmenevät ongelmat kirjataan migraatiopäiväkirjaan. Toimittajan ja asiakkaan välille tarvitaan selkeä viestintäkanava, jotta poikkeukset saadaan ratkaistua nopeasti. Samalla sovitaan, milloin vanhaan järjestelmään lopetetaan tietojen tallentaminen, ettei uutta dataa jää siirron ulkopuolelle.
Markkinointiluvat ja suostumukset vaativat erityistä huolta
Jos Salesforceen siirretään markkinoinnin kohderyhmiä, myös markkinointiluvat ja kiellot pitää siirtää tarkasti. Jos henkilön aiempi markkinointikielto katoaa siirrossa, hänelle voidaan lähettää viestejä vastoin hänen tahtoaan. Suostumustiedot kannattaa mapata omiksi kentikseen ja tarkistaa erikseen. Jos käytössä on Account Engagement tai Marketing Cloud, on hyvä varmistaa myös, miten suostumustiedot synkronoituvat Salesforcen ja markkinointityökalun välillä.
4. Tarkistus: täsmäävätkö luvut?
Siirron jälkeen tarkistetaan, että kaikki sovittu data on siirtynyt. Käytännössä verrataan vanhan ja uuden järjestelmän tietomääriä, esimerkiksi asiakasyritysten, yhteyshenkilöiden ja avoimien tarjousten määrää. Vertailua helpottaa Salesforceen rakennettu migraatiodashboard. Lukujen lisäksi pääkäyttäjät tekevät pistokokeita: näyttävätkö tutut asiakkaat ja niiden historia oikealta? Migraatio on valmis, kun asiakas on hyväksynyt tulokset.
Mihin datamigraatio tyypillisesti kompastuu?
- Siivoukseen kuluva aika aliarvioidaan. Datan laatu selviää usein vasta, kun sitä aletaan käsitellä.
- Päätökset siirrettävästä datasta tehdään liian myöhään. Rajaukset kannattaa lukita jo suunnitteluvaiheessa.
- Duplikaatit ja puutteelliset tiedot siirtyvät uuteen järjestelmään, jos niitä ei siivota etukäteen.
- Tietueiden omistajat puuttuvat, kun vanhan järjestelmän käyttäjiä ei enää ole Salesforcessa.
- Liitteet ja sähköpostihistoria unohtuvat suunnittelussa, vaikka käyttäjät odottavat löytävänsä ne.
Yhteenveto
Onnistunut datamigraatio Salesforceen perustuu huolelliseen suunnitteluun: tiedetään, mitä siirretään, minne ja missä muodossa. Kun data siivotaan ennen siirtoa, siirto testataan ja lopputulos tarkistetaan, käyttäjät voivat luottaa uuteen järjestelmään heti ensimmäisestä päivästä alkaen.
Osaava käyttäjä voi tehdä yksinkertaisen siirron itsekin. Kokenut Salesforce-kumppani varmistaa kuitenkin, että tiedot siirtyvät oikein ja palvelevat liiketoimintaa myös jatkossa.
Puhdas data on myös Salesforcen tekoälyominaisuuksien edellytys. Lue lisää blogistamme Tekoäly vahvistaa myyntitiimiäsi, mutta laita ensin data kuntoon.
Usein kysytyt kysymykset
- Mitä datamigraatio tarkoittaa?
Datamigraatio tarkoittaa tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, esimerkiksi vanhasta CRM:stä Salesforceen. Siihen kuuluu datan suunnittelu, siivous, muuntaminen uuden järjestelmän muotoon, siirto ja lopputuloksen tarkistus. - Kannattaako kaikki vanha data siirtää Salesforceen?
Yleensä ei. Kannattaa siirtää se data, jota käyttäjät oikeasti tarvitsevat, ja rajata esimerkiksi historiatiedot tiettyyn ajanjaksoon. Muun datan voi säilyttää varmuuskopiossa tai arkistossa. - Voiko datamigraation tehdä itse?
Pienen ja selkeän aineiston voi siirtää itse Salesforcen omilla tuontityökaluilla. Kun tietolähteitä on useita, tiedot viittaavat toisiinsa tai mukana on suostumustietoja, kokeneesta Salesforce-kumppanista on hyötyä virheiden välttämisessä.
Lisää ajankohtaisia sisältöjä
Näin tekoäly vauhdittaa Salesforce-kehitystä WSOY:n ympäristössä
Ceili on kehittänyt WSOY:n Salesforce-ympäristöä yli vuoden ajan generatiivisen tekoälyn avulla. Myyjille rakennettiin uusi tarjoustyökalu ja asiakaskohtainen hinnoittelu Salesforceen. Tekoäly kirjoittaa suurimman osan koodista, ja sprinttien läpimeno parani noin 30 % laadusta tinkimättä.
Näin hyödynnät tekoälyä Salesforcen käyttöliittymänä
Salesforce-dataa voi nyt hakea ja päivittää luonnollisella kielellä myös Salesforcen ulkopuolelta. Vertailemme kolmea vaihtoehtoa: Agentforce Coworker, Slackbot sekä ChatGPT tai Claude MCP:n kautta. Kerromme myös, mitä käyttöoikeuksista, datan kulusta ja pilotoinnista kannattaa ratkaista ennen käyttöönottoa.
Ceili tehostaa WSOY:n B2B-asiakkaiden onboarding-prosessia Agentforcella
WSOY otti tuotantoon Agentforce-agentin, joka kokoaa B2B-kampanjat puolestaan. Agentti päättelee asiakkaan tarpeet, valitsee sopivat tuotteet Data 360:n pohjalta, luo kampanjan ja luonnostelee seurantaviestin. Ihminen tarkistaa ja hyväksyy jokaisen ehdotuksen. Lue, miten projekti lähti liikkeelle hackathonista ja miten mallia laajennetaan B2B-asiakkaiden onboardingiin.
Haluatko tietää lisää Salesforcen mahdollisuuksista?
Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää!